סריקת מסמכים – סריקת קלסרים

בתקופה בה מידע זורם במהירות, עסקים ומוסדות נדרשים לנהל את התיעוד שלהם בצורה חכמה, מאובטחת ונגישה. שירות סריקת מסמכים וקלסרים של סקאנבוק מאפשר לך להמיר ארכיונים פיזיים לקבצים דיגיטליים איכותיים, תוך שמירה על סדר, פרטיות ויעילות תפעולית.

בין אם מדובר בתיקי לקוחות, חוזים, תכניות, תיעוד רפואי או מסמכים משפטיים – אנו סורקים את החומר שלך באמצעות ציוד מתקדם, תוכנות OCR לזיהוי טקסט, ותיוק לפי קטגוריות מותאמות אישית. כל מסמך עובר תהליך דיגיטציה מדויק, ומועבר אליך כקובץ PDF מאובטח, עם אפשרות לחיפוש, גיבוי בענן ושילוב במערכות ניהול קיימות.

כל מידע חשוב, ניירת לא מנוהלת היא לא רק מטרד – היא סיכון. קלסרים עמוסים, מסמכים אבודים, וארכיונים צפופים גוזלים זמן, מקום ומשאבים. שירותי סריקת מסמכים מציעים פתרון פשוט: להפוך את כל הניירת שלך לארכיון דיגיטלי חכם, מאובטח ונגיש.

במקום לחפש דפים בין מדפים, תוכל למצוא כל מסמך בלחיצת כפתור. במקום לאחסן קלסרים, תוכל לשמור קבצים מוצפנים בענן. במקום לדאוג לנזקים פיזיים – תוכל לישון בשקט עם גיבוי דיגיטלי מלא.

📁 מדוע כדאי לסרוק מסמכים?

המעבר לסריקת מסמכים הוא הרבה יותר מהחלטה טכנולוגית – זו השקעה אסטרטגית שמביאה איתה סדר, אבטחה, יעילות וחיסכון. בעידן שבו מידע הוא משאב קריטי, ארגונים לא יכולים להרשות לעצמם להיתקע עם קלסרים, ניירת פיזית וארכיונים עמוסים. סריקת מסמכים היא הצעד הראשון בדרך למשרד דיגיטלי, מאובטח ויעיל.

1. חיסכון במקום פיזי

כל קלסר, ארון או חדר ארכיון תופס שטח יקר. סריקת מסמכים מאפשרת לך לשחרר את המרחב הזה ולהשתמש בו לצרכים חשובים יותר – כמו עמדות עבודה, חדרי ישיבות או אזורי שירות.

2. גישה מהירה למידע

מסמך סרוק נשמר כקובץ דיגיטלי, עם אפשרות לחיפוש לפי מילים, תאריכים, שמות לקוחות ועוד. במקום לחפש פיזית בין מדפים, ניתן למצוא כל מסמך תוך שניות – מכל מכשיר, בכל מקום.

3. אבטחת מידע גבוהה

ניירת פיזית עלולה להיאבד, להיהרס או להיחשף לגורמים לא מורשים. קבצים דיגיטליים ניתנים להצפנה, גיבוי, הגדרת הרשאות גישה, וניהול לפי תקני אבטחה מחמירים כמו ISO 27001 ו-GDPR.

4. המשכיות עסקית

במקרה של אסון – שריפה, הצפה, פריצה או נזק פיזי – ארכיון דיגיטלי נשאר שלם. סריקת מסמכים היא חלק בלתי נפרד מתוכנית התאוששות עסקית.

5. שיפור פרודוקטיביות

עובדים מבזבזים זמן יקר על חיפוש מסמכים, צילום, שליחה או תיוק. סריקה מרכזת את המידע במקום אחד, ומאפשרת שיתוף קל בין מחלקות, לקוחות וספקים.

6. עמידה ברגולציה

ענפים כמו משפט, רפואה, ביטוח וחינוך מחויבים לשמור תיעוד מסודר לאורך שנים. סריקה מאפשרת שמירה לפי תקנים, גיבוי, תיעוד גישה, והכנה לביקורת.

7. ידידותיות לסביבה

הפחתת שימוש בנייר, דיו, טונר ותחזוקת מדפסות תורמת לצמצום טביעת הרגל האקולוגית של העסק. מעבר לדיגיטל הוא גם צעד תדמיתי – לקוחות מעריכים עסקים ירוקים.

8. שיפור מורל הצוות

משימות מייגעות כמו חיפוש, תיוק או צילום הופכות לפשוטות ומהירות. עובדים מרוצים הם עובדים יעילים – והמעבר לדיגיטל תורם לכך ישירות.

9. חיסכון בעלויות

פחות שטח אחסון, פחות שעות עבודה מבוזבזות, פחות ציוד משרדי – כל אלה מצטברים לחיסכון משמעותי לאורך זמן.

10. מוכנות לעתיד

עסקים שמבצעים סריקה היום – מוכנים טוב יותר לשינויים, מעבר לעבודה מרחוק, שילוב מערכות ניהול, ושיפור שירות לקוחות.

🏢 סקאנבוק – השותף הדיגיטלי שלך לסריקת מסמכים

כאשר מדובר במידע רגיש, תיעוד עסקי, או ארכיון היסטורי – אין מקום לפשרות. סקאנבוק, החברה שמאחורי Shredding.co.il, מתמחה במתן פתרונות סריקה מתקדמים לעסקים, מוסדות ציבוריים, רשויות מקומיות וארגונים פרטיים. עם ניסיון של למעלה מ־20 שנה, אנו מציעים שירות מקיף, מאובטח ומותאם אישית, שמאפשר לך לעבור לעולם הדיגיטלי בביטחון מלא.

מה אנחנו מציעים?

• סריקת מסמכים מכל סוג – קלסרים, תיקים, חוזים, תיעוד רפואי, מסמכים משפטיים ועוד

• המרה לפורמטים מגוונים: PDF, PDF עם OCR, TIFF, JPEG, Word, Excel

• תיוק לפי קטגוריות, שמות, תאריכים או מבנה מותאם אישית

• שילוב עם מערכות ניהול מסמכים קיימות או פתרונות אחסון בענן

• חיפוש ידידותי – אפשרות להמרת הקבצים לפורמט בר חיפוש לאיתור מסמכים תוך שניות, ללא צורך בהתקנה של תוכנה

• שירותי גריסה מאובטחת לאחר הסריקה – כולל תעודת השמדה

למי השירות מתאים?

• משרדי ממשלה ורשויות מקומיות

• מוסדות רפואיים, קליניקות ובתי חולים

• משרדי עורכי דין, רואי חשבון ויועצים

• חברות ביטוח, נדל"ן, תעשייה והייטק

• מוסדות חינוך, עמותות וארגונים ללא מטרות רווח

למה לבחור בנו?

• ניסיון מוכח בפרויקטים מורכבים ורגישים

• צוות מקצועי, דיסקרטי ומיומן

• ציוד סריקה תעשייתי מהמתקדמים בישראל

• שירות בפריסה ארצית – באתר הלקוח או בלשכת הסריקה ברעננה

• ליווי אישי משלב התכנון ועד למסירה

המעבר לדיגיטל – לא רק חיסכון, אלא קפיצת מדרגה

המעבר לארכיון דיגיטלי לא רק מפנה מקום במשרד – הוא משנה את הדרך שבה אתה עובד. הוא מאפשר לך לשלוף מידע במהירות, לשתף מסמכים בקלות, להגן על המידע שלך, ולעמוד בדרישות רגולציה מחמירות. הוא גם משפר את הפרודוקטיביות, את שביעות הרצון של העובדים, ואת היכולת שלך להגיב במהירות לשינויים.

הגיע הזמן להתקדם

אם אתה מרגיש שהניירת חונקת את העסק שלך, שהמידע מתפזר בין קלסרים, מגירות ותיקיות – זה הזמן לעשות סדר. סקאנבוק כאן כדי להוביל אותך בתהליך, שלב אחר שלב, עם פתרון מותאם אישית, תמחור הוגן, ושירות ללא תחרות.

🖨️ באיזה איכות נסרקים המסמכים?

איכות הסריקה היא מרכיב קריטי בהצלחת המעבר לדיגיטל. סריקה באיכות נמוכה עלולה לגרום לאובדן מידע, קבצים לא קריאים, או קושי באחזור. לכן, אנו ב-SkannBook משקיעים בטכנולוגיה מתקדמת, סורקים תעשייתיים, תוכנות OCR, ובקרת איכות קפדנית.

1. סריקה ברזולוציה גבוהה

כל מסמך נסרק ברזולוציה של 300–600 DPI, בהתאם לסוג המסמך. תכניות, גרפיקה, טפסים, חוזים – כולם נשמרים בצורה ברורה, חדה ונגישה.

2. שימוש בטכנולוגיית OCR

זיהוי תווים אופטי מאפשר להפוך תמונה "שטוחה" לקובץ טקסטואלי. כך ניתן לחפש מילים בתוך המסמך, להעתיק, לערוך, ולשלב במערכות ניהול.

3. פורמטים מגוונים

הקבצים נמסרים בפורמטים כמו PDF, PDF עם חיפוש טקסט, TIFF, JPEG, Word או Excel – לפי הצורך שלך. כל פורמט מתאים לשימוש אחר: ארכיון, שיתוף, עריכה או תיעוד.

4. עיבוד תמונה מתקדם

שירותי הסריקה כוללים חיתוך, יישור, ביטול הטיה, שיפור ניגודיות, והסרת רעשים. גם מסמכים ישנים או פגומים עוברים שיפור משמעותי.

5. בקרת איכות אנושית

כל קובץ נבדק על ידי צוות מקצועי – לוודא שכל הדפים נסרקו, שהאיכות עומדת בסטנדרטים, ושאין דפים חסרים או פגומים.

6. תיוק לפי קטגוריות

הקבצים מקוטלגים לפי שם, תאריך, סוג מסמך או מספר לקוח – מה שמאפשר סדר מושלם בארכיון הדיגיטלי.

7. התאמה אישית

אנו מתאימים את הסריקה לצרכים שלך – כולל סריקה צבעונית, שחור-לבן, דו-צדדית, או לפי גודל מסמך (A4, A3).

8. סריקה מאובטחת

המסמכים נשמרים בסביבה מאובטחת, עם גיבוי, הצפנה, ותיעוד גישה. אנו פועלים לפי תקני ISO ומספקים תעודת סריקה מלאה.

9. שילוב במערכות ניהול

הקבצים מוכנים לשילוב במערכות CRM, ERP, ניהול מסמכים, או ארכיון דיגיטלי. ניתן גם להוסיף תוכנת חיפוש מותאמת.

10. תמיכה טכנית מלאה

אנו מלווים אותך גם לאחר הסריקה – בהטמעה, גיבוי, שיתוף, ושימוש שוטף בקבצים.

☁️ היכן כדאי לאחסן את המסמכים הסרוקים?

אחסון נכון של מסמכים סרוקים הוא תנאי להצלחה. קבצים דיגיטליים דורשים סביבה מאובטחת, נגישה, גמישה ומותאמת לצרכים שלך. הנה האפשרויות המובילות:

1. אחסון בענן

פתרון פופולרי ונוח – מאפשר גישה מכל מקום, גיבוי אוטומטי, שיתוף קל, והגדרת הרשאות. שירותים כמו Google Drive, Dropbox, OneDrive או שרתי ענן פרטיים מתאימים לכך.

2. שרת מקומי

מתאים לעסקים שמעדיפים לשמור את המידע בתוך הארגון. דורש תחזוקה, גיבוי, אבטחה, וניהול IT – אך מעניק שליטה מלאה.

3. מערכת ניהול מסמכים (DMS)

מערכת ייעודית לניהול, תיוק, חיפוש ושיתוף מסמכים. כוללת תכונות כמו תיעוד גישה, הרשאות לפי משתמש, אינדוקס אוטומטי, ותמיכה ברגולציה.

4. פתרונות VDR (Virtual Data Room)

מתאימים לשיתוף מסמכים רגישים עם גורמים חיצוניים – כמו יועצים, רגולטורים או משקיעים. כוללים הצפנה, מעקב פעילות, וקישורים עם תפוגה.

5. דיסק חיצוני או מדיה פיזית

פתרון זמני או משלים – מתאים לגיבוי נוסף או למסירה ללקוח. פחות מומלץ לאחסון ראשי.

6. שילוב פתרונות

ניתן לשלב בין אחסון בענן, שרת מקומי ומערכת ניהול – לפי סוג המסמך, רמת הרגישות, וצוות המשתמשים.

7. אבטחה ורגולציה

חשוב לבחור פתרון שעומד בתקני GDPR, ISO 27001, HIPAA או תקנות מקומיות. כל תנועה של קובץ צריכה להיות מתועדת.

8. גיבוי ושחזור

אחסון טוב הוא לא רק מקום לשים בו קבצים – הוא גם מערכת שמבטיחה שהמידע שלך לא יאבד. לכן חשוב לבחור פתרון עם מנגנוני גיבוי אוטומטיים, שמירת גרסאות קודמות, ושחזור מהיר במקרה של תקלה, מחיקה בשוגג או תקיפת סייבר. מערכות מתקדמות מאפשרות שחזור לפי תאריך, לפי משתמש, או לפי גרסה – כך שתוכל לחזור אחורה בזמן ולשחזר מידע קריטי.

9. הרשאות גישה וניהול משתמשים

במערכת אחסון טובה, תוכל להגדיר מי רואה מה. לדוגמה: מנהל חשבונות יוכל לגשת רק למסמכים פיננסיים, בעוד מנהל משאבי אנוש יראה רק תיקי עובדים. הרשאות גישה לפי תפקיד, מחלקה או פרויקט מגבירות את האבטחה ומונעות טעויות אנוש.

10. תאימות למערכות קיימות

אחסון המסמכים צריך להשתלב בצורה חלקה עם מערכות קיימות בארגון – כמו CRM, ERP, תוכנות הנהלת חשבונות, או מערכות ניהול פרויקטים. כך תוכל לשלוף מסמך ישירות מתוך מערכת העבודה שלך, בלי לעבור בין פלטפורמות.

11. ממשק ידידותי למשתמש

מערכת אחסון טובה צריכה להיות פשוטה, אינטואיטיבית, וללא צורך בהכשרה טכנית. עובדים צריכים לדעת איך לחפש, לשתף, לשמור ולנהל מסמכים – בלי להסתבך עם תפריטים מורכבים או הגדרות מסובכות.

12. אבטחה פיזית ודיגיטלית

אם אתה שומר את הקבצים בשרת מקומי – ודא שיש גיבוי פיזי, UPS, הגנה מפני שריפות, הצפות ופריצות. אם אתה שומר בענן – ודא שהספק משתמש בהצפנה מתקדמת, אימות דו-שלבי, ותיעוד גישה.

13. עלות מול תועלת

השווה בין פתרונות אחסון לפי עלות חודשית, נפח אחסון, מספר משתמשים, תכונות אבטחה, ותמיכה טכנית. לעיתים פתרון יקר יותר מציע תכונות קריטיות שחוסכות זמן וכסף בטווח הארוך.

14. תמיכה ושירות לקוחות

ודא שיש לך למי לפנות במקרה של תקלה, שאלה או צורך בהרחבה. ספקי אחסון טובים מציעים תמיכה טכנית, הדרכה, ומענה מהיר – במיוחד כשמדובר במידע רגיש.

15. גמישות להתרחבות עתידית

העסק שלך גדל? האחסון צריך לגדול איתו. בחר פתרון שמאפשר להוסיף משתמשים, להרחיב נפח, לשדרג תכונות – בלי צורך בהגירה מסובכת או החלפת מערכת.

למה לבחור בשירות הסריקה שלנו?

• ✅ סריקה באיכות גבוהה – כולל טקסטים, גרפיקה, תכניות, וקלסרים עבים
• ✅ תיוק לפי נושאים, תאריכים או מחלקות – לפי הצורך שלך
• ✅ אפשרות לסריקה עם OCR – מאפשר חיפוש טקסט בתוך המסמך
• ✅ שמירה על פרטיות – עמידה בתקני GDPR ותקנות משרד המשפטים
• ✅ גיבוי בענן – גישה מכל מקום, בכל זמן
• ✅ שירות מותאם אישית – לעסקים, מוסדות, קליניקות, משרדי עורכי דין ועוד

איך זה עובד?

1. אנו מגיעים אליך, אוספים את החומר הפיזי או מקבלים אותו במתקן שלנו
2. מבצעים מיון, סיווג והכנה לסריקה
3. סורקים את המסמכים לפי הגדרות מותאמות אישית
4. מבצעים תיוק דיגיטלי לפי קטגוריות שנקבעו מראש
5. שולחים את הקבצים ללקוח – כולל גיבוי, תיעוד ותמיכה טכנית

למה זה משתלם?

• חיסכון במקום – פחות קלסרים, יותר מרחב
• חיסכון בזמן – חיפוש מהיר, גישה מכל מכשיר
• אבטחת מידע – הרשאות גישה, הצפנה, גיבוי
• המשכיות עסקית – גם במקרה של נזק פיזי, המידע שלך בטוח
• עמידה בתקנות – שמירה נוחה לפי דרישות רגולציה
• שיתוף קל – עבודה מרחוק, שליחה ללקוחות, גישה מכל מקום

מתאים במיוחד ל:

• משרדים עם ארכיונים גדולים
• מוסדות רפואיים עם תיקי מטופלים
• חברות ביטוח עם תיעוד תביעות
• משרדי עורכי דין עם תיקים משפטיים
• מוסדות חינוך עם תיעוד תלמידים
• עסקים שעוברים לדיגיטל ורוצים להיפטר מניירת

למה לבחור בנו?

לסקאנבוק יש ניסיון של מעל 20 שנה בתחום הסריקה. אנו מציעים שירות אישי, טכנולוגיה מתקדמת, עמידה בתקנים, ותהליך שקוף ומאובטח. השירות ניתן באתר הלקוח או בלשכתנו ברעננה, בפריסה ארצית.

צרו איתנו קשר לקבלת ייעוץ ללא התחייבות, ובואו נתחיל יחד את המהפכה הדיגיטלית בעסק שלכם.

להזמנות חייגו 054-5880060