כל ארגון, קטן כגדול, מייצר עשרות עד מאות מסמכים ביום. בין אם מדובר בהזמנות, תעודות משלוח, תזכורות, חשבוניות ובין אם מדובר במידע טכני, מידע על העובדים והבעלים, פטנטים מסחריים, שרטוטים, תצלומים, תוכניות, משכורות עובדים, סודות מסחריים, התכתבות עם לקוחות וכדומה. הדרכים להעברת מסמכים בין הצדדים מגוונים אף הם. חלק מהמסמכים מיוצרים באופן דיגיטלי ולכן הם יכולים להישלח באמצעות הדואר האלקטרוני. חלק אחר עובר מאחד לשני באמצעות אפליקציות להעברת מסרים בסמארטפון, חלק נוסף נשלח בדואר ישראל או בפקס, וחלק פשוט מתוייק ואינו יוצא החוצה.

הסיבה העיקרית שעסקים רבים גורסים את המסמכים שלהם היא מיחזור והגנת הסביבה. שמירה על סודיות המסמכים נמצאת במקום השני. לדעתנו חובה על כל עסק הגורס את מסמכיו להחליף את סדר העדיפויות (קודם אבטחת מידע ואחר כך מיחזור). סקאנבוק, כחברה לגריסת נייר ומסמכים מציעה לכל ארגון  לבצע גריסת מסמכים באופן קבוע, בין אם בעצמה ובין אם ברכישת שירותי חברות לגריסת ניירת.

בין אם אתה סוכן ביטוח, רואה חשבון, עורך דין מהנדס או כל סוג אחר של עסק, בטוח שגם אצלך יש מסמכים רגישים. חשוב מאוד שתפעל בזהירות ותדאג לגרוס תמיד את מסמכי הנייר. עבור ארגונים גדולים ביצוע קבוע של גריסת מסמכים מצריך השקעה של זמן (וכסף) וציוד מתאים. שימוש קבוע בשירותיה של חברה לגריסת מסמכים, יעביר את האחריות מהארגון עצמו לספק השירות. שימוש בשירות גריסת מסמכים יפחית את הסיכונים בחשיפת מסמכים רגישים וסודות מסחריים לידי המתחרים. .

מסמכים סודיים נכנסים למחזור החיים הארגוני באמצעות פקסים, מדפסות, דואר ישראל, דואר אלקטרוני ועוד. אחת הדרכים הנפוצות לאחסון והעברת מידע היא באמצעות מסמכים, ולכן רק השמדת המסמך בצורה מאובטחת מהווה אישור לכך שהמידע שהיה בו לא ייחשף. מרגע ייצורו של המסמך הוא חייב להיות מוגן ולא להגיע לידיים זרות. אם מתחרה מעוניין לאסוף מידע על ארגון מסוים, כל שצריך לעשות הוא להשיג גישה למסמכים שלו. אפשר ליירט מסמכים בתנועה (דואר, פקס, מיילים, סמארטפון), אפשר להשיג מסמכים במהלך העבודה (עובד מושתל) ואפשר למצוא מסמכים רגישים הנזרקים כפי שהם לאשפה.

את המסמכים ניתן לחלק למספר רמות סיווג בהתאם לחשיבות ורגישות המידע שהם מכילים. אם מעוניינים להיפטר ממסמכים מסויימים חשוב מאוד שכל מסמך ארגוני (חשוב יותר וחשוב פחות) יושמד לחלוטין, ולא משנה אם זה ייעשה בגריסה או בשריפה, עם מתן דגש על השמדת מסמכים רגישים. בארגונים רבים ממונה עובד מיוחד (בד"כ במחלקת IT) לאחראי אבטחת מידע בחומרה (נייר,תקליטורים, דיסקים קשיחים, מחשבים, שרתים, התקני אחסון מידע וכדומה). חשוב לוודא שהעובד ישר ונאמן לארגון. עובד זה אחראי לכך שמסמכים רגישים יעברו גריסה.

הדרכים המקובלות להשמדת מסמכים הן באמצעות גריסה ושריפה. ארגון אשר דואג לשרידות העסקית שלו ורוצה לשמור את המידע הארגוני לעצמו, חייב לגרוס את המסמכים שלו על בסיס קבוע באמצעות שירותי גריסת נייר או בביצוע עצמי. ולא די בכך, עליו למנות נאמן גריסה (אחראי אבטחת החומרה) שיהיה מוסמך לבצע בפועל את גריסת המסמכים, או להיות נוכח בזמן הגריסה במידה והיא נעשית על ידי חברת גריסה.